为贯彻落实《进一步规范会议管理工作的通知》（鄂二师院行[2013]6号）文件要求，切实做到“精简办会、务实办会”，更加便捷高效地使用行政楼会议室，请会议主办单位配合做好以下工作：
一、会议考勤
1.开门时间：会议室将在会前20分钟开门，各主办单位应安排专人提前到会场做好相关准备工作；如有特殊要求，请提前告知校办秘书科（行政楼307室）。
2.会场签到：如有必要,请主办单位于会前到校办秘书科领取会议考勤表（或使用自制会议考勤表），自行组织签到，严肃考勤纪律，如实填写到会情况，会议结束后将复印件交至校办秘书科备案。
二、会场布置
1.会场电子会标：请提前一日到校办秘书科登记电子会标内容。（限一号、四号、五号会议室）
2.会场桌签：请提前一日到校办秘书科办理借用手续，由文印室工作人员协助打印制作，用后及时归还。
3.投影仪设备：会议如需要PPT展示，请提前到校办秘书科办理设备（包括投影仪、笔记本电脑等）使用登记，严格执行借用归还手续。（限一号、五号会议室）
三、会场服务
1.茶水供应：因撤销内勤岗位，请各主办单位自行到三楼茶水间取用开水瓶，校办负责提供纸杯、茶叶、开水等。
2.接待室使用：如需在会前使用接待室，请主办单位提前联系，并安排专人在接待室做好服务工作。
四、其他
会后，请主办单位工作人员简单清理会场资料，检查是否有遗落物品，及时关闭空调和照明电源，并告知校办秘书科。
联系人：雷晓林、张晓玎 联系电话：87943618
附件：关于进一步规范会议管理工作的通知
学校办公室
2014年3月10日
